Silt: Atlassian

Kuidas luua siseveeb, mis avatakse hommikul enne meilide vaatamist?

Siseveeb atlassian

Siseveeb tuleks luua sellisena, et see avaneks hommikul sama automaatselt nagu meilid. Isegi enne postkasti, mille kasutamine sotsiaalse sisevõrgu laienemisega üldiselt väheneb. Järgnevalt selgitatakse kolme võimalust, kuidas Confluence’i sisevõrgust koos sobivate lisadega ka tähtsam e-posti kanal luua.

1. Värav peamiste tööriistade juurde ja ka ise juba tööriist

Ilmselt oleks kõige loogilisem põhjus hommikul esimesena siseveeb avada see, et selle kaudu pääseb kõigi muude tööriistade juurde. Üks paremaid Confluence’i lisaosi sel eesmärgil on Linchpin App Center. Rakenduste keskus võimaldab kuvada töötajale koondatult ja huvide alusel esitatult kõik tema tähtsamad tööriistad. Kui see funktsioon on kasutusel, on inimese jaoks hommikul kõige mõttekam avada esmalt siseveeb, sest selle kaudu pääseb otse kõigisse neisse kohtadesse, kus tööd tehakse.

Lisaks on sotsiaalne siseveeb ka ise üks olulisemaid tööriistu, mis asendab paljudes osades ka näiteks meilide kasutamist. Sisevõrgus saab teha meeskonnatööd, luua ja toimetada dokumente ning pidada erinevate projektidega seotud arutelusid. Jälgides enda jaoks olulisi arutelusid ja teemavaldkondi, on töötaja kursis projektide edenemisega ning teavitused kannavad hoolt selle eest, et olulised asjad ei jääks nägemata.

2. Personaalne ja huvitav sisu

Töötajatel mõlgub üldjuhul iga päev mõtetes küsimus, mida täna sööklas pakutakse või kas harukontori kolmas parkimiskoht on vaba. Kuid nad mõtlevad ilmselt üsna harva sellele, millist teavet tegevdirektori vahearuanne sisaldada võiks. Seepärast peab siseveebis olema sellest argisemat ja kergemat sisu, mis töötajat siseveebi kasutama kutsub.

Juba sisevõrgus olles hakkab selle sisu ka laiemalt huvi pakkuma, kui see silmade ette kuvatakse. Kui sisevõrgu avamisest saab automaatne rutiin ja selle kasutamine muutub tööpäeva lahutamatuks osaks, jõuab organisatsiooni töötajateni ka sisevõrgu muu sisu. Sisu tuleks siiski ka kasutaja huviobjektide ja ametikirjelduse alusel isikupärastada.

Harva suudab töötaja ise kogu andmemassist endale olulise välja sõeluda. Aga kui huvipakkuvat sisu esitletakse kohe siseveebi avalehel, tuleb töötaja ka tõenäolisemalt hiljem lisa lugema. Sobivate Confluence’i lisaosade abil saab siseveebi sisu isikupärastada töötaja enda huviobjektide järgi. Eelistustega seotud uudisvood, olulised vestlused, enda töörühma liikmete tegemiste jälgimine ja enda huvidele vastavad teemaringid suurendavad sisevõrgu atraktiivsust.

3. Lihtne kaasatus

Siseveeb muutub just nii sotsiaalseks, kui palju organisatsioonis selle kasutamist õhutatakse. Aruteludes osalema tuleks innustada nii ise eeskujuks olles kui ka mitmesuguste stiimulitega. Tihti kasutajaid tänatakse ja premeeritakse aktiivsuse eest just siseveebi kasutamise alustamisel, kuid aktiivseid kasutajaid tuleks kogu aeg esile tõsta.

Väga hea idee on premeerida töötajaid selle eest, kui nad ise siseveebi kvaliteetset sisu loovad. Kui sisu toodab vaid kommunikatsiooniosakond, on võimalused ise sisu loomises osaleda üsna ahtad. Mida rohkem töötajaid kirjutada julgeb, seda aktiivsem on siseveeb ja seda elavamana see püsib. Ka uusi töötajaid tuleks siseveebi sisu loomisega kohe algusest peale tutvustada, nt tutvustava blogi vormis, sest selline sisu huvitab üldjuhul ka vanemaid töötajaid.

Peale selle peaks siseveebis olema lihtsaid osalemisviise, näiteks meeldivaks lisamine, hääletamine ja kommenteerimine. Confluence’il põhinevasse siseveebi saab koondada kõik sotsiaalsed elemendid, mille hulgast iga töötaja leiab enda osalemiseks sobivad. Tänu mobiilseadmetele saab ettevõtte sisesuhtluses osaleda olenemata asukohast.

Confluence koos lisadega võimaldab kasutada kõiki funktsioone, mille abil saab sisevõrgust luua töötajate päeva kõige olulisema kanali. Ülejäänu sõltub kõik sisust.

Jira Service Desk

Jira Service Desk lihtsustab klienditeenindust

Jira Service Desk põhineb Jira platvormil, mis on Atlassiani loodud kliendipöördumiste haldamise tarkvara tugiüksustele. Jira Service Deski eesmärk on lihtsustada pöördumiste haldamist.

Jira Service Desk muudab kasutajatoe süsteemide üles seadmise lihtsaks. See toimib suhtlustööriistana klientide ja kasutajatoe vahel ning aitab hallata kasutajatoe päringuid.

Kasutajate poolt saadetud päringud on Jira teeninduskeskuse aluseks. Jira kommunikatsioonivahenditega näevad nii kasutaja, kui ka klienditeenindaja pidevalt iga teenusenõude staatust. See aitab tagada suhtluse toimimist ja lihtsustab infopäringutele vastamist.

Klienditeeninduse tõhustamisega võimaldab Jira Service Desk suurendada klientide rahulolu. Õigesti kasutatuna aitab see automatiseerida palju haldustööd ja seega vähendada kulusid.

Jira Service Desk võimaldab automaatseid aruandeid

Jira Service Desk klienditoe platvorm võimaldab esitada graafikute ja tabelite kujul pöördumiste aruandeid. Tarkvara mõõdab muu hulgas kasutajatoe pöördumis arvu, ülesannete liike ja aega, mis kulub hooldusjuhtumite lahendamiseks.

Lisaks põhiaruannetele on Jira kasutajatoe tarkvara lisa moodulitega võimalik klientide käitumise kohta koguda rohkem andmeid, et neid hiljem töödelda.

Jira Service Desk tarkvara on paindlik ja laiendatav

Atlassianil on palju lisamooduleid, mis laiendavad Jira Servise Deski võimalusi ning tarkvara on võimalus liidestada teiste Jira tooteportfelli kuuluvate toodetega. Näiteks ettevõtte dokumendi halduse tarkvara Confluence liidestamine võimaldab luua tõhuse infopanga, mis aitab kasutajatel sagedasemate probleemida kohta ise infot otsida, vähendades seeläbi kasutajatoeni jõudvate pöördumiste hulka.

Confluence

Tavaliselt kasutatakse Confluence tarkvara platvormi ettevõtte põhilise sisekommunikatsiooni kanali loomiseks nii projektijuhtimise, kui ka sotsiaalse intraneti aspektist.

Miks valida Confluence?

  • Parandab ja lihtsustab ettevõtte sisekommunikatsiooni toimimist.
  • Lihtne kasutada. Administraatorid ja kasutajad ei vaja keerukaid IT oskuseid.
  • Tänu oma headele otsinguvõimalustele sobib see ka suurte andmemahtude haldamiseks.

Confluence wiki koosneb erinevatest wiki piirkondadest

Confluence põhineb wiki lehtedest koosneval struktuuril. Iga wiki leht on omaette seisev üksus, mis on seotud teiste alam ja ülem lehtedega. Iga wiki lehte saab oma ette hallata ja talle sobiliku kujunduse luua.

Samuti saate iga wiki piirkonna jaoks määrata oma reeglid ja paigutuse. Administraatorid saavad hõlpsasti piirata kasutajate juurdepääsu konkreetsetele sektsioonidele.

Igaüks saab luua wiki lehekülgi

Confluence wiki lehekülgi saab luua otse brauserist. Loodavad lehed järgivadvõivad järgida administraatori poolt ette määratud malli või on igal kasutajal oma vaba voli malle luua. Wiki loomiseks ei pea oskama programeerimis keeli. Üks Confluence’i headest punktidest on teabe pidev arhiveerimine. Ükski kasutaja ei saa kogemata midagi olulist hävitada, kuna wiki lehtede vanad versioonid salvestatakse automaatselt.

Lisaks tekstile võib Confluence’is avaldada pilte, tabeleid ja isegi võrrandeid. Ühte Wiki lehte võib paraleelselt korraga hallata mitu kasutajat.

Tugev ettevõtte kultuur saab alguse organisatsiooni seest, kui pühendunud inimesed saavad kasutades õigeid tööriistu.

Confluence muudab teabe sotsiaalseks

Eelkõige on Confluence inimesetele mõeldud tarkvara. See muudab informatsiooni sisestamise kogume meeskonna tegevuseks. Tänu oma headele otsinguvõimalustele sobib ka Confluence wiki suurte andmekogumite haldamiseks paremini kui paljud konkureerivad wiki tarkvard.
Paljud Confluence’i lisafunktsioonid rõhutavad selle sotsiaalsust. Näiteks saavad kasutajad Facebook laadset uudiseid posititada ja luaa isikupärastatud wiki lehekülgi.

Confluence’i saab laiendada mitmekülgseks koostööplatvormiks

Aastate jooksul on Atlassian välja töötanud mitmeid tööriistu, mis koos moodustavad laia ja mitmekülgse koostööplatvormi. Confluence on lihtne integreerida näiteks Jira ülesannete haldamise tarkvaraga. Samuti on võimalik paigaldada mitmeid Atlassiani partnerite poolt loodud mooduleid, mis muudavad kasutajate elu veelgi lihtsamaks.