Silt: personalijuhitmine

Personialijuhtimise automatiseerimine algab töö põhjalikust mõistmisest

HR protsessid JIRA

Personalijuhtimises on palju rutiinseid ülesandeid, mille keegi peab lihtsalt ära tegema. Kahetsusväärselt tihti on need ülesanded korduvad, peaaegu ühesugused, igavad ja veel ka kohustuslikud. Väikeses mahus nüri rutiinset tööd kannatab veel ära, kuid kui see võtab juba olulise osa tööajast, tuleks tõsiselt mõtlema hakata.

Kas tööülesanne on tõesti selline, mille jaoks on vaja mind ja minu teadmisi? Kui ei, siis tuleks mõelda, kas võiks olla olemas keegi, kes on parem (kiirem, täpsem, vähem koormatud) ja selle töö ära teha võiks. Kui selline isik leidub, tuleb küsida, kas tööülesanne on loomult selline, et seda võib teha vaid inimene, või oleks seda võimalik automatiseerida.

Kui päevad mööduvad vorme täites

Ambientias juhitakse töid Atlassiani Jira abil ja ka personalijuhtimine kasutab oma töös Jirat. Jira abil toimub töölevärbamine, samuti täidetakse selle abil õppepuhkusele minemisega seotud personalijuhtimise ülesandeid. Varem kasutasime Jirasse tehtud põhju, mille alusel loodi meie süsteemis näiteks ülesanded uute töötajate tunnuste loomise, instrueerimiskava ning süsteemide kasutajaõiguste kohta.

Olles mõnda aega hambad ristis neid vorme käsitsi kopeerinud ning pealkirju ja sisu ükshaaval täitnud, näitasin oma tööd meie Jira spetsialistile. Ta hüüatas selle peale spontaanselt: „Hilla, sa kuritarvitad Jirat!“ Selliseid tuhandeid kordi korduvaid rutiinseid töid saab automatiseerida. Nüüd algas hoogne töö, tehnilised probleemid said seljatatud, süsteemid uuendatud ning Insighti abil saigi automatiseerimine võimalikuks. Juhhei! Tänu automatiseerimisele vabanes peatselt suurel määral tööaega!

Ega see nüüd nii lihtne ka ei olnud

Automatiseerimine sunnib mõtlema mustvalgelt: millised andmed on tegelikult vajalikud ja vältimatud? Kui palju infot on just parasjagu – mitte liiga palju ega ka liiga vähe? Kuidas tagada, et kogu teave oleks siiski vajaduse korral kättesaadav? Kas on mingeid andmeid, mida ei või kasutada? Milliseid erandeid üldreeglist esineb, kuidas teha võimalikult ühesuguse vormi abil praktikandile või allhankijale vajalikud tunnused? Kas neid on üldse vaja?

Loogika kaasamine põhjustas seega tõsiseid arutelusid nii ülesannete tasandil kui ka suuremas mõõtkavas: valikute kaudu saadav variantide arv on meeletu! Samas tuli pidevalt olla kriitiline. Kas me vaatame asja üldse õigest vaatenurgast?

Näiteks läbib iga uus töötaja teatud instrueerimised. Varem haldas neid instrueerimiste broneerija ehk mina, kuid olles asja põhjalikult vaaginud, jõudsime järeldusele, et on parem, kui töötaja ise kinnitab instrueerimise läbimist, sest nii saab ta ise kanda hoolt selle eest, et instrueerimisetapp on läbitud. Kinnitust ei nõuta ka instrueerijalt, vaid just selles osalenud isikult. Sellisel moel saab uus töötaja juba instrueerimise käigus praktilisel tasandil Jiraga tuttavaks. Seda on kindlasti tulevaste projektide puhul vaja ja on parem, kui kasutamist on juba pisut harjutatud.

Aegamööda võtavad automatiseerimise võimalused ilmet

Asju kriitilise pilguga analüüsides hakkasime märkama, kus on võimalik asjatut ja korduvat tööd vähendada. Selgus näiteks, et uue töötaja blanketil oli palju eraldi seisvaid ülesandeid, mis määrati alati samale tegijale ja mis puudutasid sama teemat. Need oli võimalik koondada. See tähendas, et 11 punktiga loendist sai lõpuks neljapunktiline, sest osaliselt kattuvad ja samu asju puudutavad punktid ühendati.

Praeguseks toimib Jiras tehtud ja automatiseeritud HRMi protsess alusplatvormina väga hästi. Mõningaid parandusi on küll tulnud teha ja ka automatiseerimist puudutavas mõtlemises oli esialgu hulgaliselt vigu. Kuid blankettide täitmisele kuluv aeg on varasemaga võrreldes vähenenud kümnendikule. Ja veelgi olulisem on see, et töö otstarbekus on suurenenud!

Kuigi ülesannete arv töötajate arvu kasvamisel suureneb, ei kulu neile siiski sama palju aega kui varem. Automatiseerimise kaudu on ka ülesannete eesmärk selgem ning nendega kaasnenud ajaloo ballast kaob: kõik asjatud instrueerimisteemad, vanad lingid, valed juhendid ja juhised on kadunud.

Miks me küll sellele juba varem ei mõelnud

Tagantjärele võib vaid mõelda, miks me seda juba varem ei teinud. Kui otsene automatiseerimise osa välja jätta, oleks ka pelgalt sellele eelnenud mustvalge poolt ja vastu mõtlemine meie tegemisi palju konkreetsemaks, selgemaks ja kiiremaks muutnud.

Mul on hulk tööülesandeid ning nendega seotud pidevas kiirustamises keskendusin liiga palju lõpptulemusele ja asjade valmis saamisele, selle asemel et mõelda tööprotsessi arendamisele. Samas on see täiesti mõistetav ja igati inimlik! Kuid ka nüri tööd tuleb põhjalikult mõista, et sellest jagu saada ning luua asemele sujuvad automatiseeritud lahendused!