Silt: siseveeb

Kuidas luua siseveeb, mis avatakse hommikul enne meilide vaatamist?

Siseveeb atlassian

Siseveeb tuleks luua sellisena, et see avaneks hommikul sama automaatselt nagu meilid. Isegi enne postkasti, mille kasutamine sotsiaalse sisevõrgu laienemisega üldiselt väheneb. Järgnevalt selgitatakse kolme võimalust, kuidas Confluence’i sisevõrgust koos sobivate lisadega ka tähtsam e-posti kanal luua.

1. Värav peamiste tööriistade juurde ja ka ise juba tööriist

Ilmselt oleks kõige loogilisem põhjus hommikul esimesena siseveeb avada see, et selle kaudu pääseb kõigi muude tööriistade juurde. Üks paremaid Confluence’i lisaosi sel eesmärgil on Linchpin App Center. Rakenduste keskus võimaldab kuvada töötajale koondatult ja huvide alusel esitatult kõik tema tähtsamad tööriistad. Kui see funktsioon on kasutusel, on inimese jaoks hommikul kõige mõttekam avada esmalt siseveeb, sest selle kaudu pääseb otse kõigisse neisse kohtadesse, kus tööd tehakse.

Lisaks on sotsiaalne siseveeb ka ise üks olulisemaid tööriistu, mis asendab paljudes osades ka näiteks meilide kasutamist. Sisevõrgus saab teha meeskonnatööd, luua ja toimetada dokumente ning pidada erinevate projektidega seotud arutelusid. Jälgides enda jaoks olulisi arutelusid ja teemavaldkondi, on töötaja kursis projektide edenemisega ning teavitused kannavad hoolt selle eest, et olulised asjad ei jääks nägemata.

2. Personaalne ja huvitav sisu

Töötajatel mõlgub üldjuhul iga päev mõtetes küsimus, mida täna sööklas pakutakse või kas harukontori kolmas parkimiskoht on vaba. Kuid nad mõtlevad ilmselt üsna harva sellele, millist teavet tegevdirektori vahearuanne sisaldada võiks. Seepärast peab siseveebis olema sellest argisemat ja kergemat sisu, mis töötajat siseveebi kasutama kutsub.

Juba sisevõrgus olles hakkab selle sisu ka laiemalt huvi pakkuma, kui see silmade ette kuvatakse. Kui sisevõrgu avamisest saab automaatne rutiin ja selle kasutamine muutub tööpäeva lahutamatuks osaks, jõuab organisatsiooni töötajateni ka sisevõrgu muu sisu. Sisu tuleks siiski ka kasutaja huviobjektide ja ametikirjelduse alusel isikupärastada.

Harva suudab töötaja ise kogu andmemassist endale olulise välja sõeluda. Aga kui huvipakkuvat sisu esitletakse kohe siseveebi avalehel, tuleb töötaja ka tõenäolisemalt hiljem lisa lugema. Sobivate Confluence’i lisaosade abil saab siseveebi sisu isikupärastada töötaja enda huviobjektide järgi. Eelistustega seotud uudisvood, olulised vestlused, enda töörühma liikmete tegemiste jälgimine ja enda huvidele vastavad teemaringid suurendavad sisevõrgu atraktiivsust.

3. Lihtne kaasatus

Siseveeb muutub just nii sotsiaalseks, kui palju organisatsioonis selle kasutamist õhutatakse. Aruteludes osalema tuleks innustada nii ise eeskujuks olles kui ka mitmesuguste stiimulitega. Tihti kasutajaid tänatakse ja premeeritakse aktiivsuse eest just siseveebi kasutamise alustamisel, kuid aktiivseid kasutajaid tuleks kogu aeg esile tõsta.

Väga hea idee on premeerida töötajaid selle eest, kui nad ise siseveebi kvaliteetset sisu loovad. Kui sisu toodab vaid kommunikatsiooniosakond, on võimalused ise sisu loomises osaleda üsna ahtad. Mida rohkem töötajaid kirjutada julgeb, seda aktiivsem on siseveeb ja seda elavamana see püsib. Ka uusi töötajaid tuleks siseveebi sisu loomisega kohe algusest peale tutvustada, nt tutvustava blogi vormis, sest selline sisu huvitab üldjuhul ka vanemaid töötajaid.

Peale selle peaks siseveebis olema lihtsaid osalemisviise, näiteks meeldivaks lisamine, hääletamine ja kommenteerimine. Confluence’il põhinevasse siseveebi saab koondada kõik sotsiaalsed elemendid, mille hulgast iga töötaja leiab enda osalemiseks sobivad. Tänu mobiilseadmetele saab ettevõtte sisesuhtluses osaleda olenemata asukohast.

Confluence koos lisadega võimaldab kasutada kõiki funktsioone, mille abil saab sisevõrgust luua töötajate päeva kõige olulisema kanali. Ülejäänu sõltub kõik sisust.

Kas Confluence’il põhinevat siseveebi saab kasutada ka mobiilis?

Confluence mobiil

Meilt on palju kordi küsitud – ja viimasel ajal üha rohkem –, kas Confluence’i saab kohandada mobiilseadmele. Jah, Confluence’i saab kasutada mobiilseadmes, ja tegelikult ilma suuremate ponnistusteta. Confluence’il on olemas tugi mobiilides kasutamiseks. Kui selline variant ei meeldi, saab valida lisaosi, mis loovad mobiililehe otse Confluence’i salvestatud andmete alusel, ning vähemalt kaks rakendust, millest üks võtab ühendust teenusega otse ja teine väikese vahelüli kaudu.

Kõik need variandid nõuavad siiski teatud eelnevat määratlemist, kuidas Confluence’i mobiilseadmes kasutatakse. Ning see ei taga, et Confluence intraneti puhul oma eesmärgi täidaks, kui eesmärk ei ole läbi mõeldud. Mobiilseadmetes võib asju teha ja kuvada mitmel moel.

Seepärast tuleb küsida: Milliseid Confluence’i põhifunktsioone kasutada soovitakse? Mida soovitakse näha avakuval? Kuidas tuleks mobiiliversioonis navigeerida? Kui palju ja millist sisu näidata tahetakse? Mobiiliversioon võib olla struktuurilt ja sisult identne arvutiversiooniga, kuid selle saab luua ka täiesti erineval moel. See omakorda mõjutab seda, kuidas mobiiliversiooni tehniliselt teostada tasub.

Responsiivne leht, mobiilileht või rakendus?

Esimene variant on muuta toimiv siseveeb responsiivseks, misjuhul see kohandub automaatselt väiksema ekraaniga. Sellisel juhul on siseveebi sisu ja struktuur arvutiversiooniga identsed, sisu vaid sobitatakse väiksemale ekraanile.

Teine variant on teha mobiilile täiesti uus leht ehk eraldi mobiiliversioon. See luuakse arvutis kasutatavast siseveebist eraldi. Nii on võimalik paremini arvestada mobiilse kasutamise soove ja nõudmisi. Eraldi mobiiliversiooni loomine nõuab rohkem tööd kui responsiivne siseveeb, kuid pakub ka rohkem võimalusi.

Kolmas variant on teha siseveebist täielikult eraldiseisev rakendus. Ka rakenduse võib luua täiesti selle põhjal, millist intraneti mobiilselt kasutada soovitakse, ning rakendusena töötab siseveeb telefonis paindlikumalt. Rakenduse hea pool on lisaks see, et sisu saab kasutada ka offline-olekus ja sisselogimine jääb aktiivseks.

Võimalusi on – mida soovid sina?

Tehnilise teostuse planeerijana mõistan, et peaaegu kõik asjad on tänapäeval võimalikud, kuid samas pole kõike kasutada otstarbekas. Seepärast on kõige olulisem seada piirid, mida tehakse ja miks. Seejärel on võimalike variantide hulgast terviku tehnilist lahendust juba lihtsam valida.

Esimene küsimus on seega, kas Confluence’i saab kasutada mobiilselt, ja vastus on, et saab. Kohe pärast seda tuleb teine küsimus: millist töötamist mobiilne siseveeb teenindama peaks. Sellele küsimusele saate kindlasti vastuse, kui hakkate intraneti koos meie spetsialistidega kavandama.

Uus siseveeb? Jah, palun!

uus Altassian siseveeb

Käsi püsti, kellel on värskelt meeles, kuidas õhinaga kasutusele võetud teabepõhine siseveeb vähehaaval tuhandeid sisulehti sisaldavaks ja kõigile õudust tekitavaks dokumendirägastikuks muutus. Mitte seda, öeldi, mitte seda. Samal ajal raputas organisatsiooni sotsiaalmeedia kultuurile üleminek. Ülevalt allapoole liikuva teavitamise tõrjus kõrvale sotsiaalne ja interaktiivne siseveeb, mille abil oli võimalik teadmisi ja oskusi jagada organisatsioonist väljapoole.

Sotsiaalne siseveeb on endiselt elujõuline, kuid see ei suuda sellisel moel pakkuda lahendusi uutele töö hajutatusega seotud probleemidele. Töötajakogemuse parandamiseks ja töö organiseerimiseks on vaja uusi vahendeid. On vaja midagi, mis hõlmab siseveebi need omadused, mis on eri aegadel menukad olnud, sest põhimõtteliselt on nende järele endiselt nõudlust.

On vaja muuta vaid vormi ja mõned asjad lisada. On vaja süsteemi, mis suudaks teenindada nii andmepanga kui ka suhtlusplatvormina – samas ka kõike ühendava digitaalse töökeskkonnana. siseveeb on murrangu teel, ja seda positiivsel moel.

Siseveebi tegelik vajadus või alati on olnud ja teistel on?

Personalijuhtimissüsteemid, koolitusplatvormid, tooteteave, kliendihaldus ja projektijuhtimine. Kiirsuhtluse vahend ja organisatsioonisisene sotsiaalmeedia. Need on vaid mõned näited igapäevatöös kasutatavatest süsteemidest, mille arv on kasvanud ja kasvab kiiresti veelgi. Süsteemid on kiirendanud töö kulgu, kuid samas kindlasti suurendanud töö hajutatust.

Siseveeb puudutab tihti kogu organisatsiooni. Alati kui siseveebi arendatakse või uuendatakse, tuleks vaadata ka laiemat pilti töötamise ja teabeliikumise sujuvuse vaatevinklist.

Võib näiteks küsida:

  • Milliseid süsteeme me tegelikult kasutame ja kas nende kasutamiseks peab tegema toplet tööd?
  • Kas süsteem sobib tegelikult meie vajadustega või on see kasutusel vaid seepärast, et nii on alati olnud?
  • Kas informatsioon kuulub siseveebi  või personalijuhtimissüsteemi või hoopis partnerivõrku?
  • Kas tasub hallata mitut eraldi süsteemi või viia kõik ühele siseveebi platvormile?

Eri süsteemide lõimimine on võimalik ning seda on ka palju kasutatud, kuid selle elluviimine ja haldamine nõuab alati ressursse. Kas siseveeb võiks toimida tõhusamalt organisatsiooni digitaalse töölauana, mis koondaks viited andmete ja süsteemide juurde, ilma et need oleks ise siseveebi ehitatud?

Kui siseveeb on kasutajatele hästi planeeritud, on juba üle poole tööst tehtud.

Praktiline näide: mis on ühist kapitaalremondil ja siseveebi uuendamisel? Üllatavalt palju, ning mitte ainult hea planeerimine, kvaliteetne teostamise ja sujuv kasutuskogemus. Kodus veedetakse palju aega ning seepärast pööratakse remondi puhul erilist tähelepanu tõhusale ruumikasutusele, asjade leitavusele ja hubasusele. Ei ole ju ükskõik, kui külmiku uks korralikult lahti ei tule või kapiruumist jääb pool kasutamata, sest riiuliteni jõudmiseks tuleb ronida redelil.

Kui kavandatakse töötajate kasutuskogemust parandavat siseveebi, on sarnaselt koduga eesmärk see, et keskkond võimaldaks teha igapäevatööd paremini ja sujuvamalt. Probleemiks on siinkohal see, et kõigil organisatsiooni üksustel on intraneti suhtes erinevaid ootusi ning iga üksus otsib teavet eri moel ja eri kohtadest. Seepärast kerkib esile kasutajapõhine planeerimine.

Iga organisatsiooni vajadustest oleneb, kuidas luua navigeerimine, milliseid osinguviise on vaja, kui olulised on otseteed ja lemmikud või millisel moel kasutatakse märksõnu, teateid ja silte. Kõigil andmetel ja funktsioonidel peaks olema üks ja ainuke kodu, kust need on kergesti leitavad kasvõi eri viiteid kasutades. Aga kuidas?

Küsimusi tekib palju ja neid tuleb pidevalt juurde. Valmis vastuseid ei ole, kuid häid näiteid ja kogemuste kaudu kogunenud oskusi küll. Kõige olulisem küsimus ongi see, kuidas sinu organisatsioonis neile küsimustele vastataks?

Lisateavet sisevõrgu kohta:

Kuidas luua siseveeb, mis avatakse hommikul enne meilide vaatamist?

Kas Confluence’il põhinevat siseveebi saab kasutada mobiilseadmetes?

Töötajate kasutuskogemus ja ettevõttesisesed digiteenused – seminari järelmõtteid

Töötajate kasutajakogemus ja ettevõttesisesed digiteenused – seminari järelmõtted

Esmane ürtius Soome rahvusteatris on tehtud– tõsi küll neljanda korruse fuajees. Korraldasime üle tüki aja ettevõtte digitaalsete siseteenuste arendamisele pühendatud seminaari. Eesmärgiks oli äratada  siseveebi osas diskussiooni nii töötajate kasutuskogemuse, kui ka teiste digitaalsete teenuste liideste osas. Oli tore näha, kuidas personalijuhtimise ja kommunikatsiooni alal töötavad inimesed hakkasid siseveebit aktiivselt suhtlema ja oma seisukohti esitama.

Hommikused huvitavad ja üksteist täiendavad ettekanded pakkusid aruteluks head ainest. Täname kõiki osalejaid, eriti Juha Sjöblomi Helsingi ülikoolist, Carita Autiot ja Nina Riikoneni Elisast ning Niina Halmineni Ambientiast.

Ürituse kokkuvõttena sain vähemalt ise kinnitust oma arusaamale sellest, millises suunas digitaalsed lahendused liikumas on.

1.   Ühe siseveebi+ asemel on organisatsioonides enamasti kasutusel mitu digikeskkonda.

Selle asemel et püüda ühe süsteemiga kõike lahendada, üritatakse kasutada kiiremaid tegevusmudeleid ja lahendusi. Mitmesugusteks vajadusteks otsitakse julgelt selleks kõige paremini sobivaid lahendusi. See lihtsustab teatud moel ka kiiret arendamist, kui arendatav keskkond ei sisalda üleliia mitmesuguseid nõudeid ega sõltu teistest protsessidest. Teisest küljest tekitab see probleeme eri kanalite rolli määramisel ning kasutuskogemuse ühtlustamisel.

2.   Digiteenused ja füüsilise maailma tegevusmudelid integreeruvad tihedalt.

Organisatsioonid on digiteenuste kasutusvõimalusi ja piiranguid pärast mõningaid evolutsioonietappe paremini tundma õppinud. Kuid samas ei mõisteta eriti, kuidas organisatsiooni tegevusmudeleid saaks tervikuna kõige paremini arendada. Need nõuavad peale digitaalsuse ka kahepoolset läbikäimist, nagu inimeste juhtimine üleüldse: töörühmade ja neist veel suuremate üksuste suhtlemist ja ühist tegutsemist ka füüsiliselt. See muutub oluliseks just muutuste juhtimisel ja oskuste arendamisel, mille mõlema puhul on suhtlemine ja kogemuste vahetamine väga tähtis.

3.   Planeerimisel ja teenusedisainil on varasemast selgelt suurem tähtsus – seda ka töötaja kasutajakogemuse arendamisel.

Iga organisatsioon toimib omal moel, tuginedes oma organisatsioonikultuuri lähtekohtadele ja oma äritegevuse eesmärkidele. Seepärast ei saa üks siseveeb sobida näiteks pelgalt eksperte koondavale organisatsioonile kui ka paljude välitöötajatega ettevõttele. Tervik tuleb luua ettevõtte eesmärkide ja kasutajate vajaduste alusel ning kasutajate seisukohtade põhjalik ärakuulamine tagab kvaliteetsema planeerimise. Kaasav planeerimine on endiselt ka osa muutuste juhtimisest, milles tegevuskultuuri muutmine on tegelikkuses palju raskem kui heade digiteenuste loomine.

Seega tuleb organisatsioonid suunata analüüsima oma töötajate kasutuskogemusi. Kas organisatsiooni tegevusmudelid on sellised, mis tagavad tippspetsialistide ja oskuste püsimise organisatsioonis ka halvematel aegadel? Kas digiteenused parandavad töötajate kogemusi ja igapäevast töötamist? Halbu tegevusmudeleid digiteerides on tulemuseks halb digiteerimine.

Veelkord suur tänu kõigile osalejatele töise õhkkonna ja diskussiooni eest – loodetavasti said kõik kaasa konkreetseid ideid, mida rakendada.