Silt: sisu

Kuidas luua siseveeb, mis avatakse hommikul enne meilide vaatamist?

Siseveeb atlassian

Siseveeb tuleks luua sellisena, et see avaneks hommikul sama automaatselt nagu meilid. Isegi enne postkasti, mille kasutamine sotsiaalse sisevõrgu laienemisega üldiselt väheneb. Järgnevalt selgitatakse kolme võimalust, kuidas Confluence’i sisevõrgust koos sobivate lisadega ka tähtsam e-posti kanal luua.

1. Värav peamiste tööriistade juurde ja ka ise juba tööriist

Ilmselt oleks kõige loogilisem põhjus hommikul esimesena siseveeb avada see, et selle kaudu pääseb kõigi muude tööriistade juurde. Üks paremaid Confluence’i lisaosi sel eesmärgil on Linchpin App Center. Rakenduste keskus võimaldab kuvada töötajale koondatult ja huvide alusel esitatult kõik tema tähtsamad tööriistad. Kui see funktsioon on kasutusel, on inimese jaoks hommikul kõige mõttekam avada esmalt siseveeb, sest selle kaudu pääseb otse kõigisse neisse kohtadesse, kus tööd tehakse.

Lisaks on sotsiaalne siseveeb ka ise üks olulisemaid tööriistu, mis asendab paljudes osades ka näiteks meilide kasutamist. Sisevõrgus saab teha meeskonnatööd, luua ja toimetada dokumente ning pidada erinevate projektidega seotud arutelusid. Jälgides enda jaoks olulisi arutelusid ja teemavaldkondi, on töötaja kursis projektide edenemisega ning teavitused kannavad hoolt selle eest, et olulised asjad ei jääks nägemata.

2. Personaalne ja huvitav sisu

Töötajatel mõlgub üldjuhul iga päev mõtetes küsimus, mida täna sööklas pakutakse või kas harukontori kolmas parkimiskoht on vaba. Kuid nad mõtlevad ilmselt üsna harva sellele, millist teavet tegevdirektori vahearuanne sisaldada võiks. Seepärast peab siseveebis olema sellest argisemat ja kergemat sisu, mis töötajat siseveebi kasutama kutsub.

Juba sisevõrgus olles hakkab selle sisu ka laiemalt huvi pakkuma, kui see silmade ette kuvatakse. Kui sisevõrgu avamisest saab automaatne rutiin ja selle kasutamine muutub tööpäeva lahutamatuks osaks, jõuab organisatsiooni töötajateni ka sisevõrgu muu sisu. Sisu tuleks siiski ka kasutaja huviobjektide ja ametikirjelduse alusel isikupärastada.

Harva suudab töötaja ise kogu andmemassist endale olulise välja sõeluda. Aga kui huvipakkuvat sisu esitletakse kohe siseveebi avalehel, tuleb töötaja ka tõenäolisemalt hiljem lisa lugema. Sobivate Confluence’i lisaosade abil saab siseveebi sisu isikupärastada töötaja enda huviobjektide järgi. Eelistustega seotud uudisvood, olulised vestlused, enda töörühma liikmete tegemiste jälgimine ja enda huvidele vastavad teemaringid suurendavad sisevõrgu atraktiivsust.

3. Lihtne kaasatus

Siseveeb muutub just nii sotsiaalseks, kui palju organisatsioonis selle kasutamist õhutatakse. Aruteludes osalema tuleks innustada nii ise eeskujuks olles kui ka mitmesuguste stiimulitega. Tihti kasutajaid tänatakse ja premeeritakse aktiivsuse eest just siseveebi kasutamise alustamisel, kuid aktiivseid kasutajaid tuleks kogu aeg esile tõsta.

Väga hea idee on premeerida töötajaid selle eest, kui nad ise siseveebi kvaliteetset sisu loovad. Kui sisu toodab vaid kommunikatsiooniosakond, on võimalused ise sisu loomises osaleda üsna ahtad. Mida rohkem töötajaid kirjutada julgeb, seda aktiivsem on siseveeb ja seda elavamana see püsib. Ka uusi töötajaid tuleks siseveebi sisu loomisega kohe algusest peale tutvustada, nt tutvustava blogi vormis, sest selline sisu huvitab üldjuhul ka vanemaid töötajaid.

Peale selle peaks siseveebis olema lihtsaid osalemisviise, näiteks meeldivaks lisamine, hääletamine ja kommenteerimine. Confluence’il põhinevasse siseveebi saab koondada kõik sotsiaalsed elemendid, mille hulgast iga töötaja leiab enda osalemiseks sobivad. Tänu mobiilseadmetele saab ettevõtte sisesuhtluses osaleda olenemata asukohast.

Confluence koos lisadega võimaldab kasutada kõiki funktsioone, mille abil saab sisevõrgust luua töötajate päeva kõige olulisema kanali. Ülejäänu sõltub kõik sisust.